プライバシーポリシー

第1条（本ポリシーの基本構造）

本サービスは、以下の3つの場面で利用者情報を取り扱う場合があります。

• 純SaaS部分

  アカウント作成、ログイン、案件管理、通知、システム改善、利用分析等のための情報取扱い

• 士業受任部分

  相談対応、受任判断、本人確認、利益相反確認、案件遂行、連絡、請求等のための情報取扱い

• 実費部分

  特許庁等への納付、第三者機関への支払、精算、会計記録管理のための情報取扱い

第2条（取得する情報）

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得することがあります。

• 氏名、会社名、部署名、役職、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先情報
• ログインID、パスワード、認証情報、アカウント設定情報
• 支払方法、請求先、入金状況その他決済関連情報
• 商標出願その他知財関連手続に関して利用者が入力、送信またはアップロードする情報
• 相談内容、依頼内容、受任の要否に関する判断資料、連絡履歴
• IPアドレス、Cookie、端末情報、アクセスログ、操作履歴、利用状況に関する情報
• お問い合わせ内容、障害報告、サポート対応履歴
• その他、当社が本サービスの運営上必要と認める情報

第3条（利用目的）

第4条（AI関連機能に関する取扱い）

当社が、入力補助、文言提案、分類補助、要約、検索補助その他のAI関連機能を提供する場合、当社は当該機能の提供、精度改善、品質管理、不正利用防止および障害対応のために、利用者が入力した情報を必要な範囲で利用することがあります。

第5条（適正取得）

当社は、個人情報を偽りその他不正の手段により取得しません。

また、要配慮個人情報を取得する場合は、法令で例外が認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得るものとします。

第6条（利用目的の通知・公表および変更）

当社は、個人情報を取得した場合、法令上例外が認められる場合を除き、あらかじめ公表している場合を除いて、速やかに利用目的を本人に通知または公表します。

利用目的を変更する場合は、変更前と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、変更後の利用目的を公表または本人に通知します。

第7条（Cookie等の利用）

当社は、本サービスの利便性向上、利用状況の把握、不正利用防止、障害解析、セキュリティ確保その他の目的のため、Cookie、ローカルストレージ、アクセス解析ツールその他これらに類する技術を利用することがあります。

利用者はブラウザ設定によりCookie等を制限できますが、その場合、本サービスの一部機能が正常に利用できないことがあります。

第8条（安全管理措置）

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他安全管理のため、必要かつ適切な措置を講じます。

当社が講ずる主な安全管理措置は、以下のとおりです。

• 個人情報保護に関する基本方針の策定
• 個人データ取扱規程の整備
• 組織的安全管理措置（責任者設置、権限管理、事故対応体制等）
• 人的安全管理措置（教育、秘密保持義務付与等）
• 物理的安全管理措置（機器・記録媒体管理、入退室管理等）
• 技術的安全管理措置（アクセス制御、認証、暗号化、ログ管理等）
• 外的環境の把握を踏まえた管理

第9条（従業者および委託先の監督）

当社は、個人データを取り扱う従業者および委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。

委託先には、クラウドインフラ事業者、メール送信事業者、決済代行事業者、保守事業者、サポート事業者その他当社が本サービス提供のために利用する外部事業者が含まれる場合があります。

第10条（第三者提供）

当社は、法令で認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ずに個人データを第三者に提供しません。

第11条（共同利用）

当社が個人データを共同利用する場合は、共同利用される個人データの項目、共同利用者の範囲、利用目的および管理責任者を、あらかじめ本人が容易に知り得る状態に置きます。

第12条（外国にある第三者への提供）

当社は、外国に所在するクラウドサービス、SaaS、保守事業者その他の第三者に個人データを提供する場合、法令に従い、必要な情報提供および本人同意の取得その他必要な措置を講じます。

第13条（漏えい等への対応）

当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事故が発生した場合、法令に従い、個人情報保護委員会への報告、本人への通知、原因調査、再発防止措置その他必要な対応を行います。

第14条（保有個人データに関する公表事項）

当社は、保有個人データに関して、以下の事項を公表します。

• 事業者の名称：株式会社Smile IP Consulting
• 住所：東京都豊島区南池袋1-16-15 ダイヤゲート池袋 5階
• 代表者氏名：乾　智彦
• 保有個人データの利用目的：本ポリシー第3条のとおり
• 開示等請求の手続：本ポリシー第15条のとおり
• 苦情・相談窓口：本ポリシー第16条のとおり

第15条（開示、訂正、追加、削除、利用停止等）

本人またはその代理人は、法令に基づき、当社に対して、保有個人データまたは第三者提供記録の開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供停止を求めることができます。

当社は、本人確認その他法令上必要な確認を行った上で、法令に従い対応します。

手数料を要する場合は、請求前に表示または通知します。

第16条（お問い合わせ窓口）

個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求その他のお問い合わせは、以下までご連絡ください。

第17条（改定）

当社は、法令改正、サービス内容の変更その他必要に応じて、本ポリシーを改定することがあります。

重要な変更を行う場合は、本サービス上への掲示その他適切な方法で周知します。